Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IMLIntelligente Akten- und Datenträgerentsorgung auf »Zuruf«
Spätestens seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sollten Unternehmen die Entsorgung von Dokumenten für sich ad acta gelegt und in vertrauensvolle Hände übergeben haben. Ein führender Spezialist auf dem Gebiet der professionellen und ordnungsgemäßen Vernichtung von Akten und Datenträgern gemäß EU-DS-GVO, Bundesdatenschutzgesetz und nach den Richtlinien der DIN 66399 ist die Rhenus Data Office GmbH. Der Dokumenten- und Informationslogistiker ist ein Unternehmen der Rhenus SE & Co. KG, diese wiederum Partner im Enterprise Lab am Fraunhofer IML.
Services auf neuem Niveau
Dort forschen Rhenus und das Fraunhofer IML gemeinsam an Innovationen für kontinuierliche prozessuale Verbesserungen, die innerhalb kürzester Zeit realisierbar sind. So haben die Partner 2019 einen Füllstandsensor entwickelt, der herkömmlichen Aufbewahrungsbehältern den folgerichtigen Status einer »smarten Datentonne« verleiht und eine Teilautomatisierung der Prozesse ermöglicht. »Ziel des Projekts war, unsere Servicepakete noch sicherer, effizienter und komfortabler für unsere Kunden auszurichten«, sagt Michael Wiegmann, Geschäftsführer der Rhenus Data Office GmbH. »Der Sensor ITCPRO erkennt den aktuellen
Füllstatus und meldet sich bei Erreichen der definierten Marke, was automatisiert den Abholprozess auslösen kann. So ist sichergestellt, dass der Behälter niemals überquillt, aber auch nicht im halb vollen Zustand abgeholt wird. Durch die bedarfsgerechte Entsorgung werden Leerfahrten, auch im Sinne eines reduzierten CO2-Footprints, minimiert und Kosten eingespart.«
NB-IoT – Kommunikation ohne Grenzen, aber sicher!
Bei der Echtzeit-Datenübertragung setzt Rhenus auf das drahtlose, 5G-kompatible NB-IoT-Netz (NarrowBand IoT) der Deutschen Telekom. »Für uns bei Rhenus war es wichtig, einen von der Infrastruktur losgelösten Sensor zur Markreife zu bringen«, so Michael Wiegmann weiter. »Die Software sollte nicht nur innerhalb der Gruppe laufen, sondern Standardkonnektivität bieten, so dass ein Jeder die Möglichkeit hat, damit zu arbeiten und die Devices bundesweit flächendeckend kommunizieren können. NarrowBand ist hier die ideale Lösung.« Dazu trägt auch die gute Gebäudedurchdringung bis in Kellerräume hinein bei, die herkömmliche Netzwerktechnologien wie WLAN oder Bluetooth in der Form nicht leisten. Bedingt durch die intelligente Konfiguration und Firmware verbraucht die in den Sensor integrierte Batterie zudem nur wenig Strom und ist über eine Laufzeit von zehn Jahren einsatzfähig.
Dokumentenmanagement trifft Blockchain
»Nach erfolgreichem Feldeinsatz hat sich das System 2020 in einem Pilotprojekt bewährt. Seither steigt auch die Nachfrage, so dass wir im gleichen Jahr den Entschluss fassten, die intelligente Low-Cost-Lösung in die Fläche zu bringen und auf mehrere Großkunden auszurollen«, berichtet Leon Siebel-Achenbach vom Fraunhofer IML, der das Projekt von Anfang an betreut und quasi wie seine Westentasche kennt. Darüber hinaus haben die Partner mit unvermindertem Engagement in abteilungsübergreifender Kooperation mit der Implementierung einer Blockchain-Infrastruktur für die rechtssichere, papierlose Abrechnung der Leistungsprozesse begonnen. Diese Plattform wird im laufenden Jahr weiter ausgebaut, um auch die Voraussetzungen für einen komplett autonomen Zahlungsverkehr zu schaffen. Parallel wird in 2021 geprüft, inwieweit die bis dato gesammelten Erfahrungen auf weitere, sowohl interne als auch externe Logistikabläufe der Rhenus-Gruppe anwendbar sind.
Erfolgreich in Serie gestartet
Der stetige Verbesserungsprozess wird also fortgeschrieben. Gleichwohl bewährt sich der gemeinsam mit den Wissenschaftlern des Fraunhofer IML entwickelte Rhenus-Füllstandsensor ITCPRO schon im Praxiseinsatz. »Die Vorteile liegen auf der Hand«, fasst Michael Wiegmann zusammen. »Das System gestaltet den Abholprozess zum erforderlichen Termin ebenso intelligent wie effizient und fügt sich nahtlos in die Vorgaben der DS-GVO ein.« Es ist sowohl für Innen- als auch Außenbereiche geeignet, infrastrukturunabhängig, robust und wartungsfrei sowie mit einer langlebigen, auf einen Lebenszyklus von bis zu zehn Jahren ausgelegten Batterie ausgestattet. IML-Kollege Leon Siebel-Achenbach ergänzt: »Aus wirtschaftlicher Perspektive rechnet sich die mittels ITCPRO auf smart getrimmte Datentonne insbesondere bei größeren Zahlen ab 100 Stück über einen längeren Zeitraum. Daher werden auch zunächst primär Großkunden angesprochen, die einerseits ihre Akten und Datenträger gesetzeskonform entsorgen und gleichzeitig den Anspruch verfolgen, einen Beitrag zur Verringerung des durch zahlreiche, teils überflüssige Fahrten verursachten Emissionsausstoßes zu leisten.«
Von den Auswirkungen der Pandemie bleiben allerdings auch die Partner in diesem Projekt nicht gänzlich verschont. Dennoch ist es Rhenus trotz der aktuellen Halbleiterknappheit, bedingt auch durch die Lockdowns in China, gelungen, bereits 1500 Sicherheitsbehälter mit integrierter ITCPRO-Technologie produktiv zu setzen. Im vierten Quartal 2021 sollen weitere 5000 Sensoren dazukommen. Darüber hinaus laufen bereits Gespräche mit einem Recyclingdienstleister, das System zukünftig im Bereich der kommunalen Glas- und Altpapiercontainer-Leerung einzusetzen. Auch der begonnene Ausbau der Blockchain-Infrastruktur wird weiter vorangetrieben. In einer Kooperation mit der Commerzbank, ebenfalls ein Enterprise-Lab-Partner des Fraunhofer IML, wird an Blockchain-basierten, revisionssicheren Dokumentationsverfahren mit angegliederter Zahlungsabwicklung auf Basis von Smart Contracts geforscht. Damit werden in einem so sensiblen Bereich wie der Aktenvernichtung bereits heute die Grundlagen für die Erfüllung zukünftiger Kundenwünsche und Gesetzesanforderungen geschaffen.